Ecco come l’ECM migliora la collaborazione tra i team

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Per aiutare la loro struttura aziendale a rafforzare i diversi canali di distribuzione e le diverse catene di fornitura, numerosi sono i settori industriali che richiedono programmi di gestione più ottimizzati e rispettosi della conformità. È proprio a questo punto che intervengono i sistemi dell’Enterprise Content Management, ovvero di gestione dei contenuti aziendali.

Grazie ai sistemi di ECM, i lavoratori sono più soddisfatti. Dal momento che i dipendenti trascorrono molte ore delle loro giornate alla ricerca di informazioni, gli strumenti aziendali possono ridurre questo tempo offrendo risultati di ricerca rapidi e adeguati, rendendo i dipendenti più appagati nei confronti del proprio operato e in grado di concentrarsi sui compiti principali del giorno.

In seguito alla pandemia di COVID-19, che ha colpito gravemente i mercati globali, l’utilizzo di meccanismi di gestione dei contenuti di questo tipo è in piena espansione e si prevede che in futuro, dalla Bfsi (Banking, financial services and insurance) all’IT (Information Technology), il mercato sarà colossale. Si stima che il settore dell’Enterprise Content Management raggiungerà un tasso annuo di crescita dell’8,7% entro il 2033 e, nello stesso anno, il suo valore arriverà oltre i 35,5 miliardi di euro. Ciò che alimenta la domanda del mercato ECM è l’aumento del controllo e della visibilità sulle informazioni aziendali, che integra e ottimizza i processi delle società.

Migliorare la comunicazione interna grazie ai sistemi ECM

ECM migliora la collaborazione tra i team

Le piattaforme di Enterprise Content Management offrono vari miglioramenti della produttività che aiutano le organizzazioni a semplificare i loro processi e a raggiungere i loro obiettivi in modo più efficiente, oltre che facilitare la collaborazione tra i team. Questi traguardi vengono raggiunti grazie all’automatizzazione delle attività ripetitive e alla semplificazione dei processi, che aiutano i dipendenti a risparmiare tempo e a concentrarsi su attività più produttive.

Inoltre, con la riduzione dei cosiddetti “colli di bottiglia” (in inglese “bottleneck”), ovvero un punto o un’area di un sistema in cui il flusso di lavoro o la produttività vengono rallentati o limitati, i sistemi dell’ECM possono migliorare l’efficienza delle operazioni, eliminando gli errori manuali e garantendo che le attività vengano completate in modo rapido. Limitando i ritardi, i sistemi di gestione del flusso di lavoro possono contribuire anche a migliorare l’erogazione dei servizi, ridurre i costi e rispondere meglio alle esigenze dei cittadini.

Un ulteriore miglioramento della produttività offerto dalle piattaforme di ECM risiede nella sua integrazione con altri strumenti aziendali, che sfoltisce i processi, elimina l’inserimento di doppioni di dati e migliora la produttività complessiva, garantendo che le informazioni rilevanti siano accessibili a tutti e aggiornate.

Strumenti di collaborazione offerti dall’ECM

Le piattaforme dell’Enterprise Content Management offrono un ampio repertorio di funzionalità di collaborazione progettate per migliorare il lavoro di squadra e la comunicazione all’interno delle aziende.

Le funzionalità di collaborazione in tempo reale, infatti, consentono ai membri del team di lavorare insieme su attività e progetti. Ciò consente feedback e aggiornamenti immediati. Le opere di assegnazione e monitoraggio delle attività garantiscono il rispetto delle scadenze, semplificando i controlli degli SLA, cioè accordi tra clienti e fornitori, in cui questi ultimi si impegnano a garantire determinati livelli di servizio (ad esempio rispondere entro un certo tempo ad una richiesta). Inoltre, strumenti di comunicazione come commenti e notifiche mantengono i membri del team informati e coinvolti durante tutto il ciclo di vita del servizio o del processo.

Tra i numerosi vantaggi che l’Enterprise Content Management offre vi sono la facilitazione e la collaborazione delle conoscenze, oltre che un’esperienza migliore del cliente. Grazie a una ricerca efficiente è possibile trovare in pochi istanti ciò di cui si ha bisogno.

Quando si parla di grandi aziende, le informazioni sconnesse potrebbero essere un ostacolo sia per la produttività, che per la qualità. Tuttavia, i sistemi di ECM rendono le informazioni accessibili a tutti i reparti, garantendo una trasparenza che favorisce una maggiore collaborazione e condivisione delle conoscenze tra i dipendenti. Infine, i moderni strumenti di ricerca aziendale possono incorporare AI e ML, Machine Learning, per migliorare di continuo i risultati della ricerca. Queste tecnologie, infatti, intuiscono il contesto, apprendono dal comportamento degli utenti e sono in grado di anticiparne le esigenze.

Dunque, la collaborazione e la produttività sono componenti essenziali per il successo delle operazioni e le piattaforme di ECM svolgono un ruolo decisivo nel facilitare questi aspetti. Semplificando la collaborazione e aumentando la produttività, è possibile migliorare l’efficienza operativa e fornire servizi migliori ai cittadini, massimizzando le risorse. Tale procedimento porterà a un cambiamento positivo e al raggiungimento di risultati migliori per tutti gli stakeholder coinvolti.

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