ECM e Gdpr: come garantire la conformità normativa

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La legge fondamentale dell’Unione Europea sulla privacy dei dati, in vigore nel 2018, non esita a infliggere sanzioni alle imprese che non soddisfano i requisiti di conformità. Si tratta della General Data Protection Regulation, il regolamento generale sulla protezione dei dati (Gdpr).

Le organizzazioni tendono sempre di più a mettere in pratica procedure che ottimizzano la sicurezza dei contenuti, in conformità con il regolamento Gdpr, all’interno della piattaforma Enterprise Content Management, ovvero gestione dei contenuti aziendali. Poiché le violazioni delle informazioni sono più frequenti, causando anche una perdita media globale di oltre quattro milioni di euro per attacco, ecco come si stanno riorganizzando le aziende.

Oggi, il 69% dei Paesi dispone della legislazione in materia di protezione dei dati e della privacy e il 76% dei consumatori globali ritiene che le aziende debbano ricorrere a misure più efficaci per salvaguardare la riservatezza e la corretta gestione dei contenuti online. Queste statistiche mostrano la mole dell’importanza della conformità alle normative sui dati per le aziende.

ECM e regolamento Gdpr

Ecm e Gdpr

Il regolamento propone una serie di norme per il trattamento dei dati personali dei residenti nell’Unione Europea da parte delle organizzazioni sia europee che extraeuropee, lasciando loro un margine di manovra nell’applicazione di tali regole. Molte di queste trovano difficile implementare i requisiti del Gdpr perché la legge non solo è complessa, ma lascia anche molto alla discrezionalità.

Secondo alcune statistiche il numero di violazioni del Gdpr è salito a un livello molto alto a partire dal luglio 2020, con multe oltre gli 1,1 miliardi di euro solo nel gennaio 2022. Il costo finanziario delle violazioni dei dati ha subìto un aumento da quasi 3,7 milioni di euro nel 2020 a oltre 4 milioni di euro nel 2022.

È fondamentale che le imprese adottino strategie solide per mantenere la conformità normativa e salvaguardare la fiducia dei clienti.

Il tipo di violazione più comune, tuttavia, riguarda l’articolo 5 del Gdpr, che disciplina il modo in cui le aziende elaborano e archiviano i dati personali. Per rispettare questo punto, le aziende devono proteggere i dati “dall’elaborazione non autorizzata o illegale e dalla perdita, distruzione o danneggiamento accidentali”, assicurandosi al contempo di non conservare le Pii, ovvero Personally identifiable information (informazioni di identificazione personale) più a lungo del necessario.

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Misure di conformità. Ecco le best practice che riducono i rischi

Secondo alcuni dati, il costo delle violazioni dei contenuti ha registrato un aumento di quasi 3,7 milioni di euro nel 2020 a oltre 4 milioni di euro nel 2022. Secondo queste statistiche risulta fondamentale che le imprese adottino strategie e best practice inoppugnabili.

Pur considerando che non esistono sistemi che garantiscono sicurezza in toto, è possibile in ogni caso adottare alcune accortezze che riducono i rischi e salvaguardano la fiducia dei clienti.

Tra queste la protezione tramite crittografia, rigorosi permessi di accesso, che consentono di limitare chi può visualizzare e modificare i dati, mascheramento statico e dinamico dei dati, che offre un ulteriore livello di controllo degli accessi, mantenere la conformità alle linee guida, per la sicurezza e la conservazione dei dati, cancellare regolarmente i dati, conservare i dati nel cloud e eseguire controlli regolari.

Ma quali sono i vantaggi della conformità al Gdpr? Prima di tutto maggiore continuità aziendale, Roi – return on investment dei dati più elevato, cioè il ritorno sull’investimento o indice di redditività del capitale investito, una governance dei dati più forte, facile migrazione dei dati, maggiore trasparenza, reperibilità dei dati e reputazione per la gestione dei contenuti. Infine, questo regolamento protegge informazioni di base sull’identità come il nome, l’indirizzo e i numeri del documento d’identità, dati web come posizione, indirizzo IP, dati dei cookie, dati sanitari e genetici, dati biometrici, dati razziali o etnici, opinioni politiche e orientamento sessuale.

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